Häufige Fragen zur Hausverwaltung
Sie haben Fragen rund um Ihre Immobilie oder unsere Verwaltungsleistungen? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu Hausverwaltung, WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung – von den Grundlagen bis ins Detail. Ist Ihre Frage nicht dabei, sprechen Sie uns gerne direkt an.
Grundlagen der Hausverwaltung
Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt die kaufmännische, organisatorische und technische Betreuung einer Immobilie. Welche Aufgaben konkret dazugehören, hängt davon ab, ob es sich um eine WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung (SEV) handelt.
Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Mietverwaltung betreut dagegen eine vermietete Immobilie für deren Eigentümer und übernimmt insbesondere Aufgaben rund um Mieter, Mieten, Betriebskosten und die laufende Bewirtschaftung.
Die SEV richtet sich insbesondere an Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung. Während die WEG-Verwaltung das Gemeinschaftseigentum betreut, kümmern wir uns im Rahmen der SEV um das individuelle Mietverhältnis des Eigentümers.
Zum Gemeinschaftseigentum gehören insbesondere Grundstück und Gebäudeteile, die nicht im Sondereigentum einzelner Eigentümer stehen. Dazu zählen typischerweise beispielsweise Dach, Fassade, Treppenhaus und wesentliche gemeinschaftliche technische Anlagen. Die genaue Abgrenzung ergibt sich insbesondere aus Gesetz, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.
Wesentliche Entscheidungen über das gemeinschaftliche Eigentum trifft grundsätzlich die Eigentümergemeinschaft. Der Verwalter bereitet Entscheidungen vor und setzt gefasste Beschlüsse um. Innerhalb seiner gesetzlichen und vertraglichen Befugnisse erledigt er das laufende Verwaltungsgeschäft eigenständig.
Der Verwaltungsbeirat unterstützt die Eigentümergemeinschaft und arbeitet eng mit der Verwaltung zusammen. Dazu gehören beispielsweise die Vorbereitung wichtiger Themen und die Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung.
Schäden, Reparaturen & Notfälle
Wir nehmen Schadenmeldungen auf, beurteilen den erforderlichen Handlungsbedarf und koordinieren die notwendigen nächsten Schritte. Dazu können Handwerker, Versicherungen, Sachverständige oder andere Fachleute einbezogen werden. In dringenden Fällen werden notwendige Sofortmaßnahmen veranlasst.
Wir koordinieren erforderliche Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen im Rahmen unseres Verwaltungsauftrages. Dazu gehören je nach Maßnahme Angebotseinholung, Beauftragung, Koordination, Rechnungsprüfung, Abnahme und gegebenenfalls die Rüge festgestellter Mängel.
Ja. Auch größere Instandsetzungen, Modernisierungen und Sanierungsmaßnahmen können durch uns begleitet und koordiniert werden. Aufgrund des erheblich höheren Projektaufwandes handelt es sich hierbei regelmäßig um eine gesondert zu vereinbarende Leistung.
Bei akuten Schäden muss schnell gehandelt werden. Wir organisieren im Rahmen unserer Befugnisse notwendige Sofort- und Sicherungsmaßnahmen, koordinieren Fachunternehmen und kümmern uns gegebenenfalls um die Schadenmeldung gegenüber der Versicherung.
WEG-Finanzen
Die Erhaltungsrücklage ist das finanzielle Polster einer Wohnungseigentümergemeinschaft für zukünftige Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum. Sie ermöglicht es, notwendige Instandhaltungen und Sanierungen zumindest teilweise aus angesparten Mitteln zu finanzieren.
Der Wirtschaftsplan stellt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für ein Wirtschaftsjahr dar. Auf seiner Grundlage werden die von den einzelnen Eigentümern zu leistenden Vorschüsse festgelegt.
Das Hausgeld ist der regelmäßig zu zahlende Vorschuss eines Wohnungseigentümers auf die gemeinschaftlichen Kosten. Es finanziert unter anderem laufende Bewirtschaftungskosten und die vorgesehenen Zuführungen zur Erhaltungsrücklage.
Die WEG-Jahresabrechnung betrifft das Verhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Wohnungseigentümer. Die Betriebskostenabrechnung betrifft dagegen das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Deshalb kann die WEG-Abrechnung nicht einfach unverändert an den Mieter weitergegeben werden.
Mietverwaltung & SEV
Ja. Im Rahmen unserer Mietverwaltung erstellen wir die Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern und beziehen dabei erforderliche Daten externer Abrechnungsunternehmen, beispielsweise für Heiz- und Warmwasserkosten, ein.
Ja. Wir überwachen laufende Miet- und Betriebskostenzahlungen und bearbeiten Zahlungsrückstände. Bei offenen Forderungen werden die erforderlichen weiteren Schritte eingeleitet.
Vertraglich vorgesehene Anpassungen, beispielsweise aus Staffel- oder Indexvereinbarungen, können Bestandteil unserer laufenden Mietverwaltung sein. Weitergehende Mieterhöhungsverfahren übernehmen wir nach entsprechender Beauftragung.
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Neuvermietung – von der Vermarktung über Anfragen und Besichtigungen bis zur Mieterauswahl und Vorbereitung des Mietvertrages. Die Neuvermietung ist eine gesonderte Leistung.
Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung übernehmen wir die laufende Betreuung des Mietverhältnisses und sind Ansprechpartner für den Mieter. Der Eigentümer wird dadurch von einem großen Teil des täglichen Verwaltungsaufwandes entlastet.
Das schafft kurze Wege. Informationen über die Gemeinschaft, Abrechnungen oder technische Vorgänge liegen bereits vor. Betrifft ein vom Mieter gemeldetes Problem beispielsweise das Gemeinschaftseigentum, kann es unmittelbar innerhalb der Verwaltung weiterbearbeitet werden.
Vertrag, Kosten & Digitales
Ja. Eigentümer der von uns verwalteten WEGs erhalten kostenfreien Zugang zur GFI-App. Dort stellen wir wichtige objektbezogene Unterlagen wie Teilungserklärung, Abrechnungen, Wirtschaftspläne und weitere Dokumente digital zur Verfügung.
Grundleistungen sind die regelmäßig anfallenden Aufgaben der laufenden Verwaltung und werden durch die vereinbarte Grundvergütung abgedeckt. Außergewöhnliche Vorgänge wie größere Sanierungen, zusätzliche Versammlungen, besondere Rechtsangelegenheiten oder umfangreiche Projektbetreuungen können Besondere Leistungen darstellen.
Für einen reibungslosen Start benötigen wir vollständige und geordnete Unterlagen. Dazu gehören je nach Verwaltungsart beispielsweise Teilungserklärung, Beschlüsse, Abrechnungen, Eigentümer- oder Mieterdaten, Mietverträge, Versicherungen, Dienstleistungs- und Wartungsverträge sowie technische Unterlagen.
Nicht jede Verwaltung passt zu jeder Immobilie. Größe, Standort, technischer Zustand, Verwaltungsart, vorhandene Unterlagen und besondere Herausforderungen des Objektes spielen eine Rolle. Deshalb prüfen wir vor einer Übernahme, ob wir die Immobilie in der von uns erwarteten Qualität betreuen können.
Die Vergütung richtet sich insbesondere nach Art, Größe und Aufwand der Verwaltung sowie dem vereinbarten Leistungsumfang. Entscheidend ist deshalb nicht allein der monatliche Preis je Einheit, sondern welche Leistungen darin tatsächlich enthalten sind.
Warum GFI Hausverwaltung?
Weil Hausverwaltung für uns nicht bei Buchhaltung und Abrechnung endet. Wir verbinden kaufmännische Verwaltung, technische Betreuung, persönliche Kommunikation und digitale Prozesse. Dabei verstehen wir uns nicht nur als Abrechnungsstelle, sondern als Ansprechpartner für Eigentümer, Beiräte und Mieter und als verantwortlicher Manager der uns anvertrauten Immobilien.
Verwalten. Kümmern. Werte erhalten.
