Professionelle Verwaltung für vermietete Immobilien
Eine vermietete Immobilie ist eine Investition – und gleichzeitig eine laufende unternehmerische Aufgabe. Mietzahlungen müssen überwacht, Betriebskosten abgerechnet, Mieter betreut, Verträge verwaltet, Reparaturen organisiert und technische Anlagen im Blick behalten werden. Hinzu kommen Mieterwechsel, Mieterhöhungen, Versicherungsfälle und zahlreiche kleinere und größere Entscheidungen im laufenden Betrieb. Wir übernehmen diese Aufgaben für Sie. Als Mietverwalter kümmern wir uns um die kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung Ihrer Immobilie und vertreten Ihre Interessen als Eigentümer gegenüber Mietern, Dienstleistern und weiteren Beteiligten.
Unser Ziel: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Immobilie – wir kümmern uns um das Tagesgeschäft.
Konsequenter Mieteinzug
Mieteinzug, Überwachung der Zahlungseingänge und professionelles Mahnwesen: Die finanzielle Basis Ihres Objekts steht bei uns nicht zur Diskussion.
Seriöse Neuvermietung
Vermietung in Zusammenarbeit mit anerkannten regionalen Maklern, inklusive Bonitätsprüfung. Leerstand kostet – schlechte Mieter kosten mehr.
Betriebskosten fristgerecht
Ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnungen, nachvollziehbar und pünktlich – bevor Fristen Ihre Nachforderungen verfallen lassen.
Instandhaltung mit System
Regelmäßige Kontrolle, frühzeitige Planung, Umsetzung mit unserem Handwerker-Netzwerk: So bleibt die Substanz erhalten und die Kosten kalkulierbar.
Mieterhöhungspotenziale
Wir prüfen regelmäßig, was Ihr Objekt am Markt wert ist – und setzen berechtigte Anpassungen rechtssicher um. Rendite ist kein Zufall.
Transparentes Reporting
Sie wissen jederzeit, wie Ihr Objekt wirtschaftet – mit klaren Abrechnungen und dem Kundenportal für alle Unterlagen.
Transparenz über Einnahmen
und Ausgaben.
Regelmäßige Mieteinnahmen bilden die wirtschaftliche Grundlage einer vermieteten Immobilie. Wir überwachen die Zahlungseingänge, reagieren auf Rückstände und behalten vereinbarte Mietanpassungen im Blick. Dazu kommen die jährliche Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern und eine nachvollziehbare objektbezogene Buchhaltung – zusammen schaffen sie Transparenz über die wirtschaftliche Entwicklung Ihrer Immobilie.
Bei Mieten und Forderungen gehören dazu insbesondere:
- Einziehung der vereinbarten Mieten
- Einziehung der Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen
- laufende Kontrolle der Zahlungseingänge
- Überwachung bestehender Forderungen
- Anmahnung rückständiger Mieten
- Anmahnung offener Abrechnungsbeträge
- erforderliche Kommunikation mit säumigen Mietern
- Vorbereitung weiterer Maßnahmen bei fortbestehenden Rückständen
- erforderlichenfalls Koordination der weiteren rechtlichen Durchsetzung.
Bei Mietanpassungen kümmern wir uns insbesondere um:
- Überprüfung vertraglich vereinbarter Mietanpassungen
- Umsetzung von Staffelmieten
- Umsetzung vereinbarter Wertsicherungs- bzw. Indexregelungen
- Vorbereitung der notwendigen Kommunikation mit den Mietern.
Weitergehende Mieterhöhungen, beispielsweise aufgrund gesetzlicher Erhöhungsmöglichkeiten oder nach Modernisierungsmaßnahmen, begleiten wir nach gesondertem Auftrag als Besondere Leistung.
Unsere Leistungen umfassen insbesondere:
- Verwaltung der Betriebskostenvorauszahlungen
- Verwaltung der Heizkostenvorauszahlungen
- Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen
- Einbeziehung externer Heizkostenabrechnungen
- Verarbeitung der Abrechnungsergebnisse
- Einziehung sich ergebender Nachzahlungen
- Berücksichtigung bzw. Auszahlung von Guthaben
- Bereitstellung erforderlicher Belege im Rahmen bestehender Einsichtsrechte
- Zusammenarbeit mit Wärmemess- und Abrechnungsdienstleistern.
Abrechnungen für Zeiträume vor Beginn unserer Verwaltung oder die Wiederherstellung fehlender Abrechnungsgrundlagen stellen aufgrund des zusätzlichen Aufwandes Besondere Leistungen dar.
Dazu gehören insbesondere:
- Einrichtung und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung
- Erfassung und Pflege der erforderlichen Daten
- Führung der personen- und sachbezogenen Konten
- Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Mieter
- Überwachung objektbezogener Zahlungsverpflichtungen
- geordnete Aufbewahrung der Belege
- sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung
- Durchführung des Zahlungsverkehrs
- Zahlungen an Dienstleister und Vertragspartner
- Nutzung möglicher Skonti
- jährliche Einnahmen-/Ausgabenrechnung
- Nachweis des Kontostandes
- regelmäßige Auszahlung vereinbarter Beträge an den Eigentümer.
Die Verwaltung der Mietzahlungen erfolgt über ein für das Verwaltungsobjekt eingerichtetes offenes Fremdkonto.
Wir sind Ansprechpartner
für Ihre Mieter.
Eine professionelle Mietverwaltung entlastet den Eigentümer dort, wo Verwaltung täglich stattfindet: in der Kommunikation mit den Mietern. Fragen, Mitteilungen, Schäden oder organisatorische Anliegen laufen bei uns zusammen. Auch der administrative Lebenszyklus eines Mietverhältnisses liegt bei uns – von der Vorbereitung des Mietvertrages über Übergabe und laufende Betreuung bis zur Rücknahme der Mieträume. Die Neuvermietung übernehmen wir auf Wunsch als gesonderte Leistung.
Zu unseren Leistungen gehören insbesondere:
- laufende Kommunikation mit den Mietern
- Bearbeitung schriftlicher und mündlicher Anfragen
- Entgegennahme von Mitteilungen und Erklärungen
- Bearbeitung von Schadenmeldungen
- Kommunikation zu mietvertraglichen Angelegenheiten
- Überwachung mietvertraglicher Verpflichtungen
- stichprobenartige Überwachung des vertragsgemäßen Gebrauchs
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
- Kommunikation mit Dienstleistern und weiteren Beteiligten
- erforderliche Abstimmungen mit dem Eigentümer.
Rund um das bestehende Mietverhältnis übernehmen wir insbesondere:
- Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen
- Verwendung mit dem Eigentümer abgestimmter Vertragsgrundlagen
- erforderliche Änderungen bestehender Mietverträge
- Überprüfung und Entgegennahme vereinbarter Sicherheiten und Bürgschaften
- Übergabe der Mieträume
- Erstellung von Übergabeprotokollen
- laufende Betreuung während des Mietverhältnisses
- Bearbeitung von Kündigungen
- Rücknahme der Mieträume
- Erstellung von Rückgabeprotokollen
- Prüfung und Abrechnung von Sicherheiten und Kautionen
- Abwicklung des Mietverhältnisses bei dessen Beendigung.
Bei einer Neuvermietung gehören dazu insbesondere:
- Abstimmung der Vermietung mit dem Eigentümer
- Erstellung und Veröffentlichung der Immobilienanzeige
- Bearbeitung eingehender Anfragen
- Einholung von Mieterselbstauskünften
- Organisation und Durchführung von Besichtigungen
- Prüfung und Auswahl geeigneter Mietinteressenten
- Abstimmung der Mieterauswahl mit dem Eigentümer
- Vorbereitung des Mietvertrages bis zur Unterschriftsreife
- Abschluss des Mietvertrages
- Organisation der Wohnungsübergabe.
Entscheidend ist dabei, einen geeigneten Mieter zu finden, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen richtig festzulegen und das Mietverhältnis von Beginn an sauber zu strukturieren. Die Neuvermietung übernehmen wir auf Wunsch als gesonderte Leistung.
Wir kümmern uns nicht nur um Zahlen, sondern um Ihre Immobilie.
Eine Immobilie muss regelmäßig betrachtet, gewartet und instand gehalten werden. Wir überwachen den baulichen und technischen Zustand, beziehen die Außenanlagen ein und informieren den Eigentümer über erkennbaren Handlungsbedarf.
Kleine Reparaturen gehören zum Alltag einer Immobilie. Größere Instandsetzungen, Sanierungen oder bauliche Veränderungen benötigen dagegen eine strukturierte Vorbereitung und Koordination. Wir kümmern uns darum, dass aus einem festgestellten Problem eine organisierte Maßnahme wird.
Unsere Aufgaben umfassen insbesondere:
- periodische und anlassbezogene Objektbegehungen
- Überwachung des baulichen Zustands
- Überwachung technischer Einrichtungen
- Einbeziehung der Außenanlagen
- Beratung zu erforderlichen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
- Prüfung möglicher Rückgriffsmöglichkeiten gegenüber Versicherungen, Handwerkern oder anderen Beteiligten
- Einholung von Angeboten und Kostenvoranschlägen
- Vertragsverhandlungen
- Vergabe von Aufträgen im vereinbarten Kompetenzrahmen
- Überwachung der Ausführung
- technische Rechnungsprüfung
- Abnahme ausgeführter Arbeiten
- Feststellung und Rüge erkennbarer Mängel.
Je nach Umfang übernehmen bzw. koordinieren wir:
- Feststellung des Handlungsbedarfs
- Beratung des Eigentümers
- Einholung von Angeboten
- Angebotsvergleich
- Vertragsverhandlungen
- Beauftragung von Fachunternehmen im vereinbarten Rahmen
- Koordination beteiligter Unternehmen
- Überwachung der Arbeiten
- technische Rechnungsprüfung
- Abnahmen
- Mängelrügen
- Einbindung von Architekten, Ingenieuren oder Sachverständigen
- auf gesonderten Auftrag Erstellung längerfristiger Instandhaltungspläne.
Im Rahmen der vereinbarten Verwaltung können Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen bis zu einer Auftragssumme von 15.000 Euro betreut werden, sofern hierfür kein Sonderfachmann erforderlich ist. Umfangreichere Maßnahmen und Projekte werden als Besondere Leistungen gesondert begleitet.
Wenn etwas passiert, organisieren wir die nächsten Schritte.
Ein Rohrbruch am Wochenende, ein Sturmschaden oder ein Ausfall technischer Einrichtungen braucht schnelle Entscheidungen. Wir nehmen Schadenmeldungen auf und veranlassen im Rahmen unserer Befugnisse die erforderlichen Maßnahmen.
Technische Anlagen und Gebäudeteile müssen darüber hinaus regelmäßig gewartet und teilweise gesetzlich vorgeschrieben überprüft werden. Wir koordinieren die notwendigen Dienstleister und Prüfungen und behalten Pflichten und Termine im Blick.
Hierzu gehören insbesondere:
- Aufnahme von Schadenmeldungen
- Veranlassung dringender Sicherungsmaßnahmen
- Organisation erforderlicher Reparaturen
- Meldung von Schäden an Versicherungen
- Kommunikation mit Versicherern
- Koordination beteiligter Handwerker
- Begleitung der Schadenbeseitigung
- Einbindung von Sachverständigen, soweit erforderlich.
Umfangreiche Schadenbearbeitungen können aufgrund des zusätzlichen Koordinationsaufwandes Besondere Leistungen darstellen.
Das betrifft beispielsweise:
- Heizungsanlagen
- Aufzüge
- Lüftungsanlagen
- Blitzschutz
- Garagentorantriebe
- Brandschutzeinrichtungen
- Feuerlöscher
- Brandschutztüren
- Rauchabzugseinrichtungen
- Öltank- und Überwachungsanlagen
- weitere technische und sicherheitsrelevante Einrichtungen.
Bei besonderen Prüfungen beziehen wir nach Abstimmung mit dem Eigentümer geeignete Handwerker, Architekten, Sachverständige oder Prüfstellen ein.
Vor Ort zwischen
Münster und Warendorf.
Ein Verwalter, der 200 Kilometer entfernt sitzt, kennt Ihr Objekt aus Google Maps. Wir kennen es, weil wir daran vorbeifahren. Von unseren Standorten in Warendorf und Münster betreuen wir Mehrfamilienhäuser und Zinshäuser auf der gesamten Achse – vom Altbau im Münsteraner Stadtgebiet bis zum Mehrfamilienhaus in Telgte, Everswinkel oder Sassenberg. Bei der Neuvermietung arbeiten wir mit anerkannten regionalen Maklern zusammen, die den Markt und die Mietpreise vor Ort realistisch einschätzen – inklusive sorgfältiger Mieterauswahl mit Bonitätsprüfung. Regional heißt bei uns: kurze Wege, echte Marktkenntnis, persönliche Übergaben.
Und das gehört auch noch dazu.
Von der Koordination der Vertragspartner über die Vertretung Ihrer Interessen bis zur geordneten Übernahme der Verwaltung: der organisatorische Rahmen unserer Mietverwaltung im Überblick – dazu die transparente Abgrenzung zwischen Grundleistungen und Besonderen Leistungen.
Viele Vertragspartner. Eine zentrale Koordination
Rund um eine Mietimmobilie bestehen zahlreiche Vertragsbeziehungen. Wir koordinieren diese für den Eigentümer und sorgen dafür, dass die notwendigen Leistungen organisiert werden.
Wir kümmern uns unter anderem um:
- Hausmeisterverträge
- Reinigungs- und Servicedienstleistungen
- Versicherungsverträge
- Wartungsverträge
- Winter- und Verkehrssicherungsdienste
- Energie- und Versorgungsverträge
- Entsorgungsverträge
- Verträge mit Handwerksunternehmen
- Verträge mit Architekten und Ingenieuren
- Heiz- und Betriebskostenabrechnungsunternehmen
- weitere für die Bewirtschaftung erforderliche Verträge.
Dazu gehören je nach Aufgabenstellung Beratung, Angebotseinholung, Vertragsabschluss, Rechnungsprüfung und stichprobenartige Überwachung der vereinbarten Leistungen.
Wir handeln in Ihrem Auftrag
Als Mietverwalter vertreten wir den Eigentümer im Rahmen des vereinbarten Verwaltungsauftrages gegenüber Mietern, Vertragspartnern, Behörden und weiteren Beteiligten. Damit reduzieren wir für den Eigentümer den Aufwand der täglichen Bewirtschaftung erheblich.
Dazu gehören insbesondere:
- Abgabe und Entgegennahme erforderlicher Erklärungen
- Kommunikation mit Mietern
- Kommunikation mit Vertragspartnern
- Kommunikation mit Behörden
- Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten
- Wahrung erforderlicher Fristen
- Vorbereitung und Abgabe mietvertraglicher Erklärungen
- außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen
- Koordination mit Rechtsanwälten
- Begleitung gerichtlicher Auseinandersetzungen im Rahmen des Verwaltungsauftrages.
Klare Leistungen. Klare Vereinbarungen
Die laufende Mietverwaltung umfasst die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben der Bewirtschaftung einer vermieteten Immobilie. Daneben gibt es Ereignisse und Projekte, die nicht zum gewöhnlichen Verwaltungsalltag gehören und erheblichen zusätzlichen Arbeits- oder Koordinationsaufwand verursachen. Deshalb unterscheiden wir transparent zwischen Grundleistungen und Besonderen Leistungen.
Zu den typischen Grundleistungen gehören:
- laufende Mieterbetreuung
- Verwaltung bestehender Mietverhältnisse
- Abschluss und Anpassung von Mietverträgen im vereinbarten Rahmen
- Überwachung der Mieteingänge
- Mahnung von Zahlungsrückständen
- Verwaltung von Sicherheiten
- Wohnungsübergaben und -rücknahmen
- Betriebskostenabrechnungen
- laufende objektbezogene Buchhaltung
- Zahlungsverkehr
- jährliche Einnahmen-/Ausgabenrechnung
- Verwaltung laufender Dienstleistungs- und Versorgungsverträge
- technische Überwachung der Immobilie
- Organisation üblicher Reparaturen und Instandhaltungen
- laufende Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern.
Besondere Leistungen entstehen beispielsweise bei:
- umfangreicher Neuvermietung und Mietersuche
- Abrechnungen für Zeiträume vor Verwaltungsübernahme
- Beschaffung oder Wiederherstellung fehlender Abrechnungsunterlagen
- besonderen Mieterhöhungsverfahren
- umfangreichen Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen
- größeren baulichen Veränderungen
- Beauftragung und Koordination von Sonderfachleuten
- umfangreichen Versicherungs- und Schadensfällen
- besonderen technischen Prüfungen
- Kommunikation mit dem Steuerberater
- steuerlichen Sonderleistungen
- besonderen außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren.
Welche Leistungen im konkreten Verwaltungsverhältnis Grund- oder Besondere Leistungen darstellen, regelt der jeweilige Verwaltervertrag.
Gute Verwaltung braucht vollständige Informationen
Damit wir eine Immobilie professionell verwalten können, benötigen wir zu Beginn der Verwaltung vollständige und geordnete Objekt- und Mietunterlagen.
Hierzu gehören insbesondere:
- aktuelle Mieterstammdaten
- vollständige Mieterakten
- bestehende Mietverträge
- Wohnungs- und Flächendaten
- Heizflächen
- Bau- und Revisionspläne, soweit vorhanden
- Lagepläne
- bestehende Wartungs- und Dienstleistungsverträge
- Versicherungsunterlagen
- laufende Verträge mit Versorgern und sonstigen Vertragspartnern
- vorhandene Abrechnungsunterlagen
- weitere für die ordnungsgemäße Verwaltung erforderliche Informationen.
Je vollständiger die Unterlagen bei Verwaltungsübernahme vorliegen, desto schneller können wir die Verantwortung für die laufende Bewirtschaftung übernehmen.
Mietverwaltung, WEG oder SEV?
Die Unterscheidung ist wichtig. Bei der WEG-Verwaltung verwalten wir das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft – Entscheidungen werden dort grundsätzlich von der Gemeinschaft getroffen. Bei der Mietverwaltung vertreten wir dagegen den Eigentümer einer vermieteten Immobilie und kümmern uns um dessen Verhältnis zu seinen Mietern sowie um die laufende Bewirtschaftung des Objektes, etwa eines vollständigen Mehrfamilienhauses.
Besitzt ein Eigentümer dagegen nur eine einzelne Eigentumswohnung innerhalb einer WEG und möchte sein persönliches Mietverhältnis verwalten lassen, handelt es sich um Sondereigentumsverwaltung (SEV).
Fragen rund um das Thema Mietverwaltung
Die Vergütung richtet sich nach Objektgröße und Leistungsumfang – üblich ist ein monatlicher Satz pro Einheit. Fordern Sie Ihr individuelles Angebot an – kostenlos und unverbindlich.
Ja, in Zusammenarbeit mit anerkannten regionalen Maklern – inklusive Besichtigungen, Bonitätsprüfung und rechtssicherem Mietvertrag.
Selbstverständlich. Wir verwalten Einzelobjekte genauso wie ganze Bestände – vom Sechs-Parteien-Haus bis zum Portfolio.
Sie entscheiden. Wir kümmern
uns um die Umsetzung.
Sie bestimmen die Richtung, wir übernehmen das operative Management Ihrer Immobilie. Bei wichtigen Entscheidungen stimmen wir uns mit Ihnen ab, das Tagesgeschäft erledigen wir eigenständig. Weniger Verwaltungsaufwand, weniger Einzelabstimmungen – und trotzdem Kontrolle über Ihre Immobilie. Mieter betreuen. Einnahmen sichern. Kosten kontrollieren. Technik im Blick behalten. Maßnahmen organisieren. Eigentümer entlasten. Werte erhalten. Das ist unser Verständnis professioneller Mietverwaltung.
