Professionelle Verwaltung für gemeinschaftliches Eigentum
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft braucht mehr als eine korrekte Abrechnung und eine Eigentümerversammlung im Jahr. Sie braucht eine Verwaltung, die organisiert, informiert, koordiniert und handelt – und dabei die Immobilie ebenso im Blick behält wie die Interessen der Gemeinschaft.
Wir übernehmen die kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Wir bereiten Entscheidungen vor, setzen Beschlüsse um, verwalten die gemeinschaftlichen Finanzen, koordinieren Dienstleister und begleiten Instandhaltungen, Reparaturen und größere Maßnahmen. Dabei setzen wir auf klare Zuständigkeiten, transparente Kommunikation und eine verlässliche Zusammenarbeit zwischen Eigentümern, Verwaltungsbeirat und Verwaltung.
Abrechnung bis Jahresmitte
Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan liegen bis Mitte des Jahres vor – übersichtlich, aussagekräftig und so aufbereitet, dass jeder Eigentümer sie versteht.
Versammlung bis Ende Juni
Ihre Eigentümerversammlung findet bei uns im ersten Halbjahr statt. Gut vorbereitet, sauber protokolliert, mit konsequenter Beschlussumsetzung.
Treuhandkonten
Ausschließlich Fremdkonten auf den Namen Ihrer Gemeinschaft. Ihr Geld bleibt Ihr Geld – zu jeder Zeit.
Fester Ansprechpartner
Ein Verwalter, der Ihr Objekt kennt – mit direktem Draht zur Geschäftsführung. Erreichbar werktags von 9 bis 18 Uhr.
Regelmäßige Objektbegehungen
Wir kennen Ihre Immobilie nicht nur aus dem Ordner: Begehungen nach den Anforderungen des Objekts, damit Schäden auffallen, bevor sie teuer werden.
1-Jahres-Vertrag möglich
Leistung statt Laufzeit: Auf Wunsch mit 3-monatiger Kündigungsfrist zum Jahresende. Wir überzeugen lieber jedes Jahr neu.
Wir halten Ihre Gemeinschaft handlungsfähig.
Bei einer WEG laufen viele Informationen, Interessen und Aufgaben zusammen. Wir bilden die zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Eigentümern, Verwaltungsbeirat, Dienstleistern und weiteren Beteiligten. Wir kümmern uns darum, dass Informationen dort ankommen, wo sie benötigt werden, Vorgänge bearbeitet und Entscheidungen vorbereitet werden.
Zu unseren Leistungen gehören insbesondere:
- laufende Kommunikation mit Eigentümern und Verwaltungsbeirat
- Auskünfte zu gemeinschaftlichen Angelegenheiten
- Führung des erforderlichen Schriftverkehrs
- Information des Verwaltungsbeirates über wichtige Vorgänge
- Bereitstellung und Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen
- Beratung bei Haus- und Nutzungsordnungen
- Überwachung der Einhaltung gemeinschaftlicher Regelungen
- Kommunikation mit Dienstleistern, Versicherungen und weiteren Beteiligten
- geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen
Eigentümerversammlung: Gut vorbereitet. Verlässlich umgesetzt.
Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem wichtige Entscheidungen für die Gemeinschaft und die Immobilie getroffen werden. Eine sorgfältige Vorbereitung und verständliche Aufbereitung der Themen schaffen die Grundlage für tragfähige Beschlüsse. Wir bereiten die ordentliche Eigentümerversammlung vor, stimmen die Tagesordnung ab, laden die Eigentümer ein und führen durch die Versammlung. Anschließend dokumentieren wir die Ergebnisse und kümmern uns um die Umsetzung der gefassten Beschlüsse im Rahmen unserer Aufgaben.
Dazu gehören insbesondere:
- Abstimmung und Vorbereitung mit dem Verwaltungsbeirat
- Erstellung der Tagesordnung
- Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung
- organisatorische Leitung der Versammlung
- Erläuterung der Tagesordnungspunkte
- Durchführung und Dokumentation der Abstimmungen
- Feststellung und Bekanntgabe der Ergebnisse
- Erstellung des Ergebnisprotokolls
- Führung der Beschlusssammlung
- Umsetzung gefasster Beschlüsse
Auch zusätzliche Eigentümerversammlungen und besondere Beschlussverfahren organisieren wir bei Bedarf als Besondere Leistung.
Transparenz und Kontrolle über die Finanzen Ihrer Gemeinschaft.
Eine solide Finanzverwaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben einer WEG-Verwaltung. Einnahmen, Ausgaben, Hausgelder, Rücklagen und laufende Verpflichtungen müssen nachvollziehbar erfasst und verwaltet werden. Wir führen für jede Gemeinschaft eine objektbezogene Buchhaltung, organisieren den Zahlungsverkehr und erstellen Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen.Die gemeinschaftlichen Gelder werden getrennt vom Vermögen der Verwaltung und vom Vermögen Dritter geführt.
Unsere Leistungen umfassen insbesondere:
- objektbezogene Buchhaltung
- Führung der erforderlichen Sach- und Eigentümerkonten
- Überwachung der Zahlungsverpflichtungen
- kaufmännische Rechnungsprüfung
- Durchführung des Zahlungsverkehrs
- Nutzung möglicher Skonti
- Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
- Erstellung der Einzelwirtschaftspläne
- Berechnung und Einziehung der Hausgelder
- Erstellung der Jahresabrechnung
- Erstellung der Einzelabrechnungen
- Einziehung beschlossener Nachzahlungen
- Auszahlung beschlossener Guthaben
- Begleitung der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
- Bereitstellung von Rechnungen und Belegen
- Führung der gemeinschaftlichen Bankkonten
- Verwaltung der Erhaltungsrücklage
Technische Verwaltung & Instandhaltung
Gute Verwaltung findet nicht nur am Schreibtisch statt. Gebäude, technische Anlagen und Außenbereiche benötigen kontinuierliche Aufmerksamkeit – von der laufenden Objektbegehung bis zur größeren Sanierung. Immobilien verändern sich: Bauteile altern, Anforderungen entwickeln sich weiter. Wir behalten deshalb nicht nur den technischen Zustand im Blick, sondern begleiten auch größere Maßnahmen von der Feststellung des Handlungsbedarfs bis zur Umsetzung.
Zu unseren Aufgaben gehören insbesondere:
- periodische und anlassbezogene Objektbegehungen
- Überwachung des baulichen und technischen Zustands
- Einbeziehung der Außenanlagen
- Beratung zu notwendigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
- Prüfung möglicher Rückgriffsansprüche, beispielsweise gegenüber Versicherungen oder Handwerkern
- Einholung von Angeboten und Kostenvoranschlägen
- Vertragsverhandlungen mit Fachunternehmen
- Vergabe von Aufträgen im vereinbarten Kompetenzrahmen
- Überwachung der Ausführung
- technische Rechnungsprüfung
- Abnahme ausgeführter Arbeiten
- Feststellung und Rüge erkennbarer Mängel
- Organisation vorgeschriebener Prüfungen und Wartungen
Je nach Umfang einer Maßnahme übernehmen oder koordinieren wir:
- Feststellung und Einordnung des Handlungsbedarfs
- Vorbereitung erforderlicher Entscheidungen
- Einholung von Angeboten
- Unterstützung beim Angebotsvergleich
- Vertragsverhandlungen
- Koordination beteiligter Unternehmen
- Überwachung der Arbeiten
- technische und kaufmännische Rechnungsprüfung
- Abnahme
- Mängelrügen
- Einbindung und Koordination von Fachplanern und Sachverständigen
- Begleitung von Sanierungen und Modernisierungen
- Begleitung baulicher Veränderungen
- auf gesonderten Auftrag Erstellung längerfristiger Instandhaltungspläne und Kostenschätzungen
Größere Sanierungen, Modernisierungen und komplexe Baumaßnahmen stellen aufgrund ihres zusätzlichen Projekt- und Koordinationsaufwandes Besondere Leistungen dar.
Auch für kleine Gemeinschaften
eine große Lösung.
Kleine WEGs mit vier, sechs oder acht Einheiten fallen bei vielen Verwaltungen durchs Raster: zu klein für den Full-Service, zu komplex für die Selbstverwaltung. Für genau diese Gemeinschaften haben wir ein effizientes, kostensparendes Grundpaket entwickelt – volle Übersicht und rechtssichere Verwaltung bei minimalem Aufwand. Zusatzleistungen buchen Sie einfach dazu, wenn Sie sie brauchen. So bekommt auch Ihre kleine Gemeinschaft professionelle Verwaltung zu Konditionen, die zum Objekt passen.
Und das gehört auch noch dazu.
Von Vertragsmanagement über Interessenvertretung bis zum digitalen Eigentümerservice: weitere Bausteine unserer WEG-Verwaltung im Überblick – dazu Ihr eigener Beitrag als Eigentümer und die Abgrenzung zu Besonderen Leistungen, die über die laufende Verwaltung hinausgehen.
Wir koordinieren die Partner rund um Ihre Immobilie
Hausmeister, Reinigungskräfte, Wartungsunternehmen, Versicherungen, Energieversorger, Handwerksbetriebe oder Abrechnungsunternehmen: Eine Immobilie bringt zahlreiche Vertrags- und Dienstleistungsbeziehungen mit sich. Wir führen diese Fäden zusammen. Wir beraten bei erforderlichen Verträgen, holen Angebote ein, führen Vertragsverhandlungen und überwachen die ordnungsgemäße Durchführung im Rahmen unserer Verwaltungsaufgaben.
Wir betreuen unter anderem:
- Hausmeister- und Dienstleistungsverträge
- Reinigungsleistungen
- Versicherungsverträge
- Wartungsverträge
- Energie- und Versorgungsverträge
- Entsorgungsverträge
- Verträge mit Handwerksunternehmen
- Verträge mit Architekten und Ingenieuren
- Heizkosten- und Abrechnungsdienstleister
- technische Prüf- und Kontrollleistungen
- weitere für die Bewirtschaftung erforderliche Verträge.
Wir vertreten die Interessen Ihrer Gemeinschaft
Als Verwaltung vertreten wir die Gemeinschaft im Rahmen unserer Aufgaben und Befugnisse gegenüber Vertragspartnern, Dienstleistern und weiteren Beteiligten. Entstehen rechtliche Fragestellungen oder Auseinandersetzungen, sorgen wir dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen zusammengeführt und – soweit erforderlich – geeignete Fachleute eingeschaltet werden.
Hierzu gehören insbesondere:
- Abgabe und Entgegennahme erforderlicher Erklärungen
- Wahrung notwendiger Fristen
- Vertretung gegenüber Vertragspartnern
- Vorbereitung und Begleitung rechtlicher Angelegenheiten
- Beauftragung von Rechtsanwälten im Rahmen der bestehenden Befugnisse
- Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
- Koordination mit Rechtsanwälten und Sachverständigen
- Begleitung außergerichtlicher und gerichtlicher Verfahren
- Unterstützung bei Gewährleistungs- und Mängelangelegenheiten.
Wenn schnelles Handeln erforderlich ist
Rohrbruch, Sturm- oder Brandschaden lassen sich nicht planen. In solchen Situationen kommt es darauf an, Schäden zu begrenzen und notwendige Maßnahmen schnell zu organisieren. Wir koordinieren die erforderlichen Schritte und behalten dabei Handwerker, Versicherer und weitere Beteiligte im Blick.
Dazu gehören insbesondere:
- Aufnahme und Bearbeitung von Schadenmeldungen
- Veranlassung dringender Sicherungsmaßnahmen
- Beauftragung erforderlicher Arbeiten im Rahmen unserer Befugnisse
- Meldung von Schäden an Versicherungen
- Kommunikation mit Versicherern
- Koordination von Fachunternehmen
- Begleitung der Schadenbeseitigung am Gemeinschaftseigentum
- erforderlichenfalls Einbindung von Sachverständigen oder weiteren Fachleuten
Zusammenarbeit statt Verwaltung auf Distanz
Eine gut funktionierende WEG lebt von Kommunikation. Wir verstehen den Verwaltungsbeirat als wichtigen Partner zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung. Ein regelmäßiger und transparenter Austausch erleichtert Entscheidungen und sorgt dafür, dass wichtige Themen frühzeitig angesprochen werden.
Die Zusammenarbeit umfasst insbesondere:
- gemeinsame Vorbereitung der Eigentümerversammlung
- Abstimmung wichtiger Vorgänge
- Information des Verwaltungsbeirates
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
- Bereitstellung erforderlicher Unterlagen
- Beratung zu anstehenden Entscheidungen
- Austausch über relevante Entwicklungen innerhalb der Gemeinschaft
Ihre Unterlagen. Digital und jederzeit verfügbar.
Transparenz bedeutet für uns auch, Eigentümern einen unkomplizierten Zugang zu wichtigen Informationen zu ermöglichen. Deshalb erhalten unsere Eigentümer kostenfreien Zugang zur GFI-App. Dort stellen wir wichtige objektbezogene Informationen und Dokumente digital zur Verfügung.
Hierzu gehören unter anderem:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Jahresabrechnungen
- Wirtschaftspläne
- Informationen zu haushaltsnahen Dienstleistungen
- weitere objekt- und gemeinschaftsbezogene Unterlagen.
Die bereitgestellten Dokumente können jederzeit eingesehen und selbstständig heruntergeladen werden.
Ihr Beitrag als Eigentümer
Auch Eigentümer tragen dazu bei, dass eine Gemeinschaft reibungslos funktioniert.
Dazu gehört insbesondere:
- Schäden am Gemeinschaftseigentum unverzüglich zu melden
- erforderlichen Zutritt zur Wohnung zu ermöglichen
- Haus- und Nutzungsordnungen einzuhalten
- Mieter zur Einhaltung gemeinschaftlicher Regeln anzuhalten
- Änderungen von Kontakt- und Bankdaten mitzuteilen
- Eigentümerwechsel anzuzeigen
- relevante Mieterwechsel mitzuteilen
- notwendige Verwaltungsunterlagen bereitzustellen
- erforderliche Entscheidungen zu treffen
- notwendige finanzielle Mittel für Bewirtschaftung und beschlossene Maßnahmen bereitzustellen
Klare Leistungen. Klare Vereinbarungen
Nicht jeder Verwaltungsaufwand ist gleich. Die laufende Vergütung einer WEG-Verwaltung deckt die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung ab. Außergewöhnliche Ereignisse, zusätzliche Projekte oder besonders arbeitsintensive Vorgänge können dagegen einen erheblichen zusätzlichen Aufwand verursachen. Deshalb unterscheiden wir transparent zwischen Grundleistungen und Besonderen Leistungen.
Zu den typischen Grundleistungen gehören:
- ordentliche Eigentümerversammlung
- laufende Kommunikation mit Eigentümern und Beirat
- Führung der Beschlusssammlung
- laufende Buchhaltung
- Wirtschaftsplan
- Jahresabrechnung
- Hausgeldeinzug
- Zahlungsverkehr
- Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
- übliche Vertragsverwaltung
- laufende technische Überwachung
- übliche Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im vereinbarten Rahmen
- Betreuung des Gemeinschaftseigentums.
Besondere Leistungen entstehen beispielsweise bei:
- zusätzlichen Eigentümerversammlungen
- besonderen Umlaufbeschlüssen
- zusätzlichen Beiratssitzungen
- Eigentümerwechseln
- erforderlichen Verkaufszustimmungen
- Sonderumlagen
- Darlehensfinanzierungen
- Beantragung und Begleitung von Fördermitteln
- umfangreichen Sanierungen und Modernisierungen
- größeren baulichen Veränderungen
- Gewährleistungsfällen
- besonderen außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren
- umfangreicher Zuarbeit für Rechtsanwälte oder Sachverständige
- zusätzlichen Konten und Rücklagen
- Wiederherstellung fehlender Verwaltungsunterlagen
- Buchhaltung oder Abrechnung für Zeiträume vor Verwaltungsübernahme
- besonderen technischen oder kaufmännischen Projekten.
Welche Leistungen im Einzelfall Grund- oder Besondere Leistungen darstellen, regelt der jeweilige Verwaltervertrag.
Fragen rund um das Thema WEG-Verwaltung
Die Gemeinschaft beschließt den Wechsel in der Eigentümerversammlung – wir unterstützen Ihren Beirat bereits bei der Vorbereitung und präsentieren unser Angebot auf Wunsch direkt in der Versammlung. Nach dem Beschluss übernehmen wir die komplette Übergabe vom Altverwalter.
Die Vergütung richtet sich nach Anzahl der Einheiten und Leistungsumfang. Fordern Sie Ihr individuelles Angebot an – kostenlos und unverbindlich, auf Wunsch mit Präsentation in Ihrer Versammlung.
Nein. Mit unserem Grundpaket für kleine Gemeinschaften verwalten wir auch WEGs mit wenigen Einheiten – professionell und zu fairen Konditionen.
Wer entscheidet eigentlich was?
Über wesentliche Angelegenheiten des gemeinschaftlichen Eigentums entscheidet die Eigentümergemeinschaft – wir schaffen die Grundlagen dafür, bereiten Beschlüsse vor und setzen sie um. Innerhalb unserer Befugnisse kümmern wir uns eigenständig um die laufende Bewirtschaftung, auch wenn schnelles Handeln gefragt ist.
Organisieren. Informieren. Koordinieren. Umsetzen. Werte erhalten.
Das ist unser Verständnis moderner WEG-Verwaltung.
